Bedrijven besteden regelmatig niet-kernactiviteiten, zoals warehousing en transport, uit aan een logistiek specialist. Verladers zetten dan een tender uit en vragen dienstverleners om verbetervoorstellen. Niet slim! Dienstverleners geven zo gratis advies en vergroten hun kansen op succes niet.
Wat ik vaak zie, is dat de gedane verbetervoorstellen bij concurrerende aanbieders worden getoetst. Logisch, want verladers willen appels met appels kunnen vergelijken. Vervolgens worden de aanbiedingen vergeleken en negen van de tien keer wint de partij met de laagste prijs de tender. Wat je vaak ziet, is dat na verloop van tijd de afgesproken service levels echter niet meer volledig worden gehaald. Er ontstaat discussie over wat ook alweer in de afgegeven prijs zit en er wordt nagedacht over een nieuwe tender omdat de verlader niet helemaal tevreden meer is. ‘Gelukkig’ loopt het contract dan ook bijna af… Wat ging er nu verkeerd?
Fout
Outsourcing is te vaak een rationele keuze. Dienstverleners gaan snel in de overtuigingsmodus door bepaalde garanties te geven, te schermen met referenties en door een technische roadmap op te hoesten die de indruk wekt van ‘succes verzekerd’. Dit, in combinatie met een scherp financieel aanbod, zorgt dat de felbegeerde deal wordt binnengehaald. De verlader vraagt vervolgens nog naar het overdrachtspunt bij de outsourcing: waar houden zijn werkzaamheden op en waar beginnen die van de dienstverlener? En dit is het moment waarop het fout gaat.
De ‘harde’ factoren van outsourcing, zoals kostenreductie en ‘wie maakt de planning en IT-aanpassingen’, zijn namelijk wel goed te kwantificeren en te plannen. De belangrijkste aspecten bij outsourcing liggen daarentegen veel meer in het managen van gedrag en van veranderingen. Dit houdt niet op bij het overdrachtspunt. Als control towers, met of zonder eigen assets, nu eens veel meer zouden inzetten op deze twee aspecten, dan zou het tendertraject en de eventuele implementatie succesvoller verlopen. Maar ja, verandermanagement is vaak geen corebusiness van logistiek dienstverleners.
Mijn advies zou daarom zijn om naast analisten ook experts op het gebied van het managen van gedrag en verandermanagement aan bestaande tenderteams toe te voegen. Dit valt namelijk ook onder ontzorgen en dat is wat dienstverleners hoog in het vaandel hebben staan. Desnoods huur je deze kennis tijdelijk in.