U herkent het ongetwijfeld, de signalen die bedrijven soms afgeven: hokjesdenken, focus op kostenreductie, geen bewuste strategische keuzes, ICT-systemen die niet voldoen, weten dat het anders moet maar niet precies weten hoe, forse concurrentie, klanten die steeds méér voor minder willen, trage of zelfs geen besluitvorming, vlucht- en/of uitstelgedrag, interne onrust en irritatie, ketenpartners die te weinig brengen, haantjesgedrag, gebrekkig leiderschap, maar vooral het gevoel dat er de afgelopen jaren niet echt iets veranderd is. Kortom: de huidige situatie staat zodanig onder druk dat er in de supply chain iets moet veranderen. De vraag is alleen: hoe doorbreek je het patroon?
In de tijd dat ik voor een 4PL’er werkte, heb ik behoorlijk wat salestrainingen gevolgd. Moraal: laat de klant praten, stel open vragen en zorg vooral dat het probleem van en voor de klant volledig duidelijk is. Als de (potentiële of interne) klant niet voelt dat er een probleem is, komt er ook niets van samenwerking. Wij als supply chain professionals ‘verkopen’ namelijk samenwerking en veranderingsprocessen. Inhoudelijke kennis is natuurlijk een randvoorwaarde, maar het toepassen van de LIFO-gedragsprofielen én het SKEN-model zorgen ervoor dat er wél beweging komt.
Knelpunten
Om iets met de eerdergenoemde signalen te doen, kijk ik voornamelijk naar twee punten, namelijk het algemene bedrijfsbelang en de kwaliteit/stabiliteit van de output van de processen. Dit betekent concreet het achterhalen van het daadwerkelijke probleem, de verbeterpunten en de risico’s. Dit klinkt natuurlijk heel simpel, maar binnen ons vakgebied gaan er in de praktijk pas echt zaken verbeteren als het probleem messcherp is en als duidelijk is dat de gevolgen van niets doen onacceptabel zijn.
Vervolgens vertaal je deze punten naar de voordelen die ze direct en indirect opleveren voor het bedrijf. Vaak zitten deze in reputatie, klanttevredenheid, omzetverhoging, kostenreductie, betere sfeer, etc. Door (nuttige) effectvragen ontstaat duidelijkheid over wat het oplossen van een supply chain- of logistiek probleem daadwerkelijk oplevert, liefst zo concreet mogelijk. Er zijn veel vraagtechnieken beschikbaar, maar het SKEN-model is wel erg praktisch toepasbaar binnen ons vakgebied. Ik doe niet anders, om het zo maar te zeggen.
De praktijk
Het valt mij op dat vaak niet helder is wat nu echt de problemen zijn, én wat de werkelijke voordelen als deze worden opgelost. In al die salestrainingen kwam ook een zeer praktisch toepasbaar inzicht aanbod, namelijk LIFO-gedragsprofielen van mensen: doelgericht, principieel, procedureel en sfeergericht. Als logistieke en supply chain mensen zijn wij voornamelijk principieel/procedureel aangelegd. We hechten sterk aan analyses en businesscases, die we ook nog stap voor stap doorlopen, maar daardoor duurt het vaak te lang voor een doelgericht iemand. Sommige gedragsprofielen botsen per definitie met elkaar, zoals de doelgerichte (winnen) en procedurele manager. Gevolg: geen resultaat en wederzijds onbegrip en frustratie, terwijl het toch best gemakkelijk is om dit te voorkomen. Oké, we kennen allemaal wel de verschillende leiderschapsstijlen en kleurenprofielen, maar deze LIFO-indeling is zeer gemakkelijk toepasbaar, omdat de herkenningspunten altijd kloppen.
Het mooie van LIFO en de SKEN-methode (gestructureerd vragen stellen) is dat deze enorm helpen om verandertrajecten wél succesvol doorgevoerd te krijgen, omdat je als professional in staat bent om je gedrag steeds maar weer aan te passen aan de problemen en personen om je heen. Met inhoudelijke kennis alleen kom je er namelijk niet!
Voorbeeld
Ik hoor bij alle opdrachtgevers ook steeds dezelfde vragen terug: waarom krijg jij zaken wel in beweging? Het antwoord ligt in de combinatie van SKEN en de gedragsprofielen. Dat laat ook het volgende voorbeeld zien. Bij één van de opdrachtgevers spoot het geld eruit doordat een proces niet onder controle was. Het zichtbaar maken van de werkelijke kosten hielp enorm. Bovendien werd door de vraagstelling ook echt helder dat het probleem niet bij een specifieke afdeling lag, maar eigenlijk overal.
Toepassing van de gedragsprofielen leidde er vervolgens toe dat verschillende personen die eigenlijk altijd in de contramine waren, nu ineens enthousiast meededen en zelfs ook goede vragen gingen stellen. Voorheen waren deze mensen gewoon azijnpissers, terwijl het goed toepassen van het gedragsprofiel zorgt dat ook deze mensen gaan shinen. Vervolgens is het plan uitgevoerd om ook de extra voordelen (tevreden klanten, verbeterde ketensamenwerking, etc.) op te halen. Gevolg: honderdduizenden euro’s aan besparingen in een tijdsbestek van enkele maanden.