Ik zat recent met een aantal bedrijven om tafel die de wens uitspraken dat er meer geautomatiseerd moest gaan worden, vanwege de schaarste aan personeel en te sterk toenemende personeelskosten. Op zich een begrijpelijke gedachte, maar automatisering is niet zomaar de oplossing voor problemen.
Veel bedrijven realiseren zich niet dat om te kunnen automatiseren aan een aantal voorwaarden moet worden voldaan. Het moet passen binnen de organisatievolwassenheid, er zijn grote volumes nodig, het masterdatamanagement moet goed op orde zijn, standaard productverpakkingen zijn de norm, het vraagpatroon van klanten is behoorlijk stabiel, et cetera. Zomaar een paar punten waarbij de verschillende bedrijven direct al aangaven dat die bij hun niet van toepassing zijn. De conclusie was al snel dat automatisering toch geen optie was.
Automatisering vraagt voorbereiding
Dat is natuurlijk het andere uiterste. Automatisering kan nog steeds een goed middel zijn om een efficiencyslag te maken, maar het vraagt wel een behoorlijke voorbereiding. Eerst moet echter aan de genoemde voorwaarden worden voldaan. Veel bedrijven doen dit niet, met als gevolg dat automatisering niet alleen erg kostbaar is, maar ook leidt tot veel frustratie en irritatie omdat het niet brengt wat ervan werd verwacht. Overigens leggen de bedrijven de oorzaak dan vaak bij de leverancier, terwijl vooraf het eigen huis onvoldoende op orde was.
Bedrijven kijken ook vaak naar de mechanisatiefilmpjes bij e-commercebedrijven, met in het achterhoofd de gedachte ‘dat hebben wij ook nodig’. Echter, zaken als masterdatamanagement en volwassen analysetools zijn bij e-commercebedrijven vaak de normaalste zaak van de wereld. Dat mechanisatie in de e-commerce inmiddels zinvol is, is dan ook niet van de ene op de andere dag uit de lucht komen vallen. Zij hebben vooraf geïnvesteerd om de supply chain-processen en organisatie goed in te richten – en dan kan mechanisatie een optie zijn.
Medewerkers meenemen
Wat ook vaak wordt vergeten, is het meenemen van de medewerkers tijdens het traject om te komen tot automatisering. Iedere medewerker vraagt zich namelijk altijd af wat het gevolg van automatisering is voor zijn baan. Er zijn namelijk maar weinig mensen die graag meewerken aan automatisering als zij weten dat ze aan het eind van het traject werkloos thuiszitten. Change- en stakeholder management zijn dan ook cruciaal om te zorgen dat automatisering succesvol wordt.
Kortom: mechanisatie binnen de e-commerce en daarbuiten is zinvol, mits het huis voldoende op orde is. Mechaniseren ‘omdat het kan’ zorgt alleen maar voor grote procesverstoringen, frustraties bij medewerkers en een financiële strop voor het management. Breng eerst het huis maar eens op orde, daarna volgt pas mechanisatie.