Door corona is het al maanden een rare tijd – en dat zal helaas nog wel een hele poos zo blijven. Veel bedrijven hebben moeite om het hoofd boven water te houden. Het zal je maar gebeuren dat een altijd florerend bedrijf door de pandemie opeens het faillissement moet aanvragen. Maar het is niet alleen vanwege corona dat ik bij vooral de (middel)grote mkb-bedrijven merk dat er sprake is van een behoorlijke mate van besluiteloosheid, zelfs als het gaat over operationele processen. Besluiten worden alsmaar uitgesteld. Waarom?
Vandaag de dag is er natuurlijk veel meer sprake van onzekerheid dan een jaar geleden, maar laten we eerlijk zijn: álle informatie om een besluit te kunnen nemen, is nooit voorhanden. Dat is al jaren zo. Het leidt tot onzekerheden bij de besluitvorming, maar het ligt er maar net aan hoe je daarmee omgaat. Als het je als bedrijf afremt in het nemen van besluiten, uitstellen dus, is dat wat mij betreft niet goed, maar de onzekerheid zorgt er wel voor dat het besluitvormingsproces veel bewuster wordt doorlopen.
Natuurlijk is het een kwestie van voor- en nadelen en kosten en baten tegen elkaar afwegen, maar de praktijk is weerbarstiger. Wat mij betreft is een nieuw argument, vanwege corona, of je als bedrijf verwacht dat je deze pandemie op termijn doorstaat. Als dat het geval is, zou ik de hand ook op de knip houden, maar besluiten die invloed hebben op de toekomst, ofwel de periode na corona, moeten wél worden genomen. Er wordt niet voor niets gezegd dat onzekerheid de enige zekerheid is.
Operationele besluiten kun je niet uitstellen
Ik zie bij verschillende bedrijven dat besluiten nemen lastig is. Hierbij gaat het om investeringen in ICT, verhuisplannen, overnames, etc. Dit zijn natuurlijk strategische keuzes en hoewel deze niet dagelijks worden gemaakt, zijn ze wel cruciaal voor de continuïteit van het bedrijf. Maar ook meer operationele keuzes als: hoe gaan we om met klanten die te laat betalen, of leveranciers met een slechte performance? Wat doe je met de eeuwige stroom aan spoedorders? Hoe ga je om met personele issues als mensen niet kunnen of willen samenwerken? Hoe ga je om met teruglopende of snel stijgende omzetten?, etc. Allemaal zaken die gewoon om een duidelijk besluit vragen. Niet altijd leuk, maar wel duidelijk, denk ik dan maar. Met name deze meer operationele besluiten kun je niet uitstellen. Maak een bewuste keuze, want een bewuste keuze is altijd beter dan besluiteloosheid.
Nadelige gevolgen van besluiteloosheid
Besluiteloosheid kent een aantal nadelige gevolgen. Als niet tot iets wordt besloten, gaat iedereen binnen het bedrijf maar op de oude voet door. Dat was in het verleden vaak wel goed, maar wie weet is dat voor de toekomst niet verstandig. Als er geen besluiten worden genomen, doet dat ook iets met de mindset van medewerkers. Zij hebben vaak een sterke behoefte aan duidelijkheid en die wordt door besluitvorming gecreëerd. Het kan dan natuurlijk nog steeds zijn dat iemand het met een besluit niet eens is, dan ontstaat er over het algemeen even wat gerommel, maar daarna gaat iedereen wel conform het genomen besluit door.
Een ander probleem van besluiteloosheid is dat je uiteindelijk door supply chain-partners minder serieus wordt genomen. Dit gebeurt als je steeds maar weer nieuwe informatie nodig hebt om tot besluitvorming te komen. Natuurlijk, achteraf is het eenvoudig concluderen of een besluit goed was, maar besluitvorming is niet hetzelfde als het kopen van een auto. Je hebt geen garantie dat je het juiste besluit hebt genomen, laat staan dat je ook nog een uitgebreide proefrit kunt maken. Het voordeel is wel dat je er, zodra een besluit is genomen, altijd zelf bij bent. Je kunt dus gewoon bijsturen als dat nodig is. Dat is toch geruststellend.
Ik zie vooral bij bedrijven met een lage supply chain- en/of organisatievolwassenheid dat niet bekend is wie nu de bevoegdheid heeft om een beslissing te nemen. Als dat niet helder is, kijkt het hoger en lager management naar elkaar, met als gevolg dat er niets gebeurt. Niet handig, maar wel ‘lekker’, want dan wordt ook niet verwacht dat je een besluit neemt. Een beetje de omgekeerde wereld, maar ik kom het naar elkaar wijzen vaak tegen.
Vluchtgedrag voorkomen
Eigenlijk is besluitvorming eenvoudig. Zorg dat je de relevante informatie beschikbaar hebt, schat in wat de impact is van ontbrekende informatie, deal daarmee, neem het besluit en stuur indien nodig tijdig bij. Zorg ook vooral dat de taken, bevoegd- en verantwoordelijkheden helder zijn. Klinkt simpel, maar dit gaat zo vaak mis. Een andere oplossing ligt weer in houding en gedrag. Als niet meer wordt geaccepteerd dat besluitvorming wordt uitgesteld omdat er steeds maar weer onvoldoende informatie beschikbaar zou zijn, wordt het tijd dat het management ingrijpt en een keuze maakt.
En het is natuurlijk mooi als iedereen achter een besluit staat, maar zelfs als iedereen ‘ja’ zegt, wil dat niet zeggen dat dat ook daadwerkelijk zo is, zo blijkt uit de Theory of Planned Behaviour (Icek Ajzen, 1991). Het niet meer toestaan van steeds maar weer teruggrijpen naar een ‘pocket veto’ (‘ja zeggen en nee doen’) is ook een oplossing. Om deze reden schreef ik een project- en veranderdoelstelling op een flipover, liet ik de direct betrokkenen deze ondertekenen en maakte ik een groepsfoto. Elke meeting daarna begon ik met deze slide om zo te bereiken dat commitment steeds aanwezig was. Vluchtgedrag is er dan niet meer bij.
Kortom: als je een weloverwogen besluit neemt, ondanks dat niet altijd alle informatie beschikbaar is, dan is het bijna altijd een goed besluit. Het is in elk geval beter dan géén besluit nemen.